ЧАСТЬ II: АДМИНИСТРАТИВНЫЙ СОСТАВ

Административный состав

Управляющий – это ключевой сотрудник, который отвечает не только за функционирование магазина, но и являются наставником и примером для своего персонала.

Работа Управляющего заключается в организации беспрерывной работы, согласно стандартам Компании, выполнение плана продаж, высоких показателей KPI, а также внедрение и контроль персонала за соблюдением алгоритма обслуживания покупателей согласно Модели сервиса «ДЖИНС». Рассмотрим, основной функционал Управляющего магазина:

Управление персоналом:

  • Качественный подбор персонала.
  • Оценка кандидата.
  • Адаптация, обучение и развитие сотрудников.
  • Постановка и контроль задач (предварительный, текущий, итоговый), своевременная обратная связь сотрудникам.
  • Кадровые вопросы (прием, увольнение, отпуск, составление графика работы).

Управление операциями:

  • Ежедневное открытие/закрытие магазина, проверка работоспособности всех технических систем (кассовое/складское оборудование, антикражные системы, видео наблюдение).
  • Ежедневная постановка целей и задач персоналу магазина (проведение утренних собраний), для достижения общего плана продаж.
  • Кассовая дисциплина (проведение кассовых операций - пробитие кассового чека, возврат, внесение, выплаты, инкассация), заполнение кассовой документации (подробная информация указана в блоке «Старший кассир/Кассир»).
  • Управление товарными запасами (организация процесса приемки товара, предпродажная подготовка, пополнение торгового зала, вывоз/заперт товара, переоценка/уценка), заполнение документации, проведение инвентаризации (подробная информация рассмотрена в блоке «Товаровед/Ассистент товароведа»).
  • Визуальный мерчендайзинг – контролировать своевременное выполнение руководства по Визуальному мерчендайзингу.
  • Ознакомление и контроль за соблюдением правил предотвращения потерь.

Управление продажами KPI:

  • Внедрение и контроль персонала за соблюдением алгоритма обслуживание покупателей согласно Модели сервиса «ДЖИНС».
  • Отслеживание обратной связи от покупателей, в том числе в книге жалоб и предложений.

* При отсутствии Управляющего магазина все функциональные задачи и обязанности выполняет Администратор магазина.

Подбор

Подбор сотрудников должен осуществляться согласно штатному расписанию От Управляющего магазина требуется создать единую сильную команду, которая нацелена не только на выполнение плана продаж и достижения высоких показателей KPI, но и создание имиджа в глазах покупателя

Подбор персонала состоит из следующих этапов:

  1. Определение вакансии: какой сотрудник нужен компании?
  2. Поиск кандидатов
  3. Отбор подходящих кандидатов

Определение вакансии: какой сотрудник нужен компании?

Ответ на этот вопрос является ключевым для успешного поиска "нужного сотрудника": чем точнее и детальнее определен портрет подходящего кандидата, тем быстрее и легче будет его искать.

Поиск кандидатов.

При появлении вакансии Управляющий магазина должен определить источники поиска, а именно:

  • Внутренние кандидаты (для позиций кассир, старший кассир, товаровед, администратор)
  • Анкеты, заполненные в магазине
  • Помощь Регионального специалиста по подбору персонала
  • Кадровый резерв других магазинов

Отбор подходящих кандидатов.

Отбор кандидатов происходит исходя из профиля должности, установленного в Компании, и состоит из нескольких этапов:

  1. Краткое телефонное интервью при первичном звонке соискателю
  2. Личное собеседование с кандидатом
  3. Оценка кандидата

Для линейных позиций допускается совмещение личного собеседования и оценки

Оценка кандидата

На первом этапе работы каждому кандидату необходимо время на приобретение навыков и некоторого опыта Для этого он должен пройти ознакомление, которое проводится в соответствии с программой «Оценка кандидата, длительностью 3 рабочих дня (не более 4 часов в день)

Основная цель данного этапа заключается в обучении сотрудника непосредственно в процессе его работы в магазине, который в дальнейшем станет частью единой сплоченной команды

Задачи Управляющего/Администратора на время оценки кандидата:

  • знакомство с компанией, магазином, коллективом;
  • знакомство с основными принципами работы в магазине (работа с товаром, оформление торгового зала, согласно руководству по Визуальному мерчендайзингу, обслуживание покупателей);
  • определение основных задач для кандидата на каждый день его оценки;
  • закрепление кандидата за опытным сотрудником;
  • оценка личностных и профессиональных качеств кандидата на должность;
  • ежедневное проведение беседы с кандидатом, с целью получения обратной связи

Кандидат в сотрудники не должен оставаться без внимания Управляющего/Администратора Очень важно, чтобы он понимал и видел заинтересованность в себе

Адаптация

Адаптация - это комплекс мероприятий, направленный на достижение сотрудником необходимого уровня профессионализма за определённый период времени

Чтобы «Новичок стал частью команды магазина и быстрее влился в рабочий процесс, Управляющему необходимо придерживаться следующего плана действий:

  1. Познакомить нового сотрудника с компанией, магазином, должностными обязанностями и коллективом.
  2. Обеспечить сотрудника необходимой для работы информацией: принятые в компании политики и процедуры, данные о продукте и материалах, инструкции, положения и тд
  3. Определить для нового сотрудника «Наставника из числа самых опытных сотрудников магазина
  4. Проводить обучение сотрудника путём практического выполнения им задач (при участии «Наставника)
  5. Контролировать процесс обучения
  6. Ежедневно получать обратную связь от сотрудника и «Наставника, а также предоставлять её «Новичку по результатам его работы

Очень важно, чтобы новому сотруднику было оказано внимание Управляющего и поддержка всех сотрудников магазина, так как быстрая адаптация «Новичка выгодна как ему самому, так и Компании

Обучение

Обучение персонала является важнейшим инструментом повышения эффективности работы сотрудников. Огромное значение здесь имеет также готовность сотрудника к получению новых знаний, его настрой на развитие.

Преимущества обучения:

  1. Повышение профессиональных навыков, эффективности работы.
  2. Возможность оценить потенциальные компетенции сотрудников, во время проведения ролевых игр и тренингов.
  3. Способ повысить лояльность сотрудников, увеличить срок их работы в магазине.
  4. Наработка в Компании системы знаний, обмен опытом, обсуждение самых сложных текущих ситуаций.
  5. Формирование кадрового резерва.

При организации обучения учитывайте следующие моменты:

  • обучение должно быть для всех, все сотрудники на одинаковой должности должны получить одинаковый объем знаний и навыков;
  • не разделяйте «Новичков» и опытных Продавцов-консультантов, в процессе совместного обучения сотрудники обмениваются опытом, знакомятся и привыкают друг к другу;
  • обучение должно быть регулярным, согласно составленному графику на месяц;
  • обучение должно быть комплексным, отрабатывайте разные навыки, пусть сотрудники с нетерпением ждут очередного собрания или тренинга;
  • после каждого обучающего мероприятия проводите контроль знаний и навыков; способов много – тесты по итогам обучения, наблюдение за персоналом и тем, как он использует новые методы;
  • привлекайте к проведению обучения самих Продавцов-консультантов, пусть каждый из них попробует себя в роли ведущего;
  • обучение должно проводиться ежедневно на утреннем собрании, а также более углубленным на ежемесячном;
  • при выборе темы для обучения прислушивайтесь к мнению персонала.

Обучение – это не разовое мероприятие, а долгосрочный процесс, который состоит из нескольких частей, оно поддерживается не только на утренних собраниях в виде тренинга , ролевых игр, но и на практике в торговом зале. Если Управляющий магазина на постоянной основе проводит обучение, то он не только заинтересовывает сотрудников в работе, но и тем самым развивает лояльность к компании, в следствии чего сокращается текучесть кадров

Постановка задач и контроль

Ежедневно Управляющий магазина ставит задачи каждому сотруднику Важной частью получения качественного итогового результата является проведение контроля на разных этапах выполнения:

В момент обсуждения выполнения задачи, ключевым критерием для достижения цели является своевременная

Обратная связь, которая должна работать по следующему принципу: +/-/+

В этом случае высказывание строится по схеме «похвала — критика — похвала».

Иными словами, принцип «+\-\+» подразумевает обсуждение отрицательных моментов вперемешку с положительными моментами.

Все сотрудники в нашей компании работают по ТК и УК РФ. Процедура оформления каждого нового сотрудника происходит официально, согласно законодательству. Также важным процессом в управлении персоналом является качественное составление ежемесячного графика работы сотрудников Управляющим магазина. Каждый месяц, согласно штатному расписанию, в базу магазина выгружается норма часов, необходимая для установления оптимального режима работы магазина.

Ежедневное открытие магазина

Управляющий/Администратор ежедневно проводит открытие магазина согласно утвержденным в Компании правилам:

Одним из важных процессов в открытии магазина является проведение утреннего собрания, на котором персонал анализирует показатели KPI, Управляющим/Администратором проводится обучение, устанавливается план продаж/KPI на день, распределяются цели и задачи на день, закрепляются знания и умения, путем решения задач, проведением Ролевых игр

Визуальный мерчендайзинг

Основная цель мерчендайзинга - это увеличение объёма продаж путем правильной презентации товара

За выполнением и соблюдением рекомендаций по Визуальному мерчендайзингу в магазине несет>ответственность Визуальный мерчендайзер

При отсутствии должности Визуальный мерчендайзер выполнением руководства занимается персонал магазина, ответственный - Управляющий

Ежедневное закрытие магазина

Управляющий/Администратор ежедневно проводит открытие магазина согласно утвержденным в Компании правилам:

Посещение проверяющими организациями

При посещении магазина сотрудниками проверяющих организаций необходимо: